Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
12.02.2015

Разработка системы интеграции технического электронного архива и информационной системы управления проектами

Ваганов Павел Сергеевич
Магистрант Санкт-Петербургский Государственный Экономический Университет г. Санкт-Петербург, РФ
Трифонова Оксана Николаевна
Магистрант Санкт-Петербургский Государственный Экономический Университет Главный специалист отдела управления проектами в инжиниринговой компании г. Санкт-Петербург, РФ
Аннотация: Рассматриваются подходы к внедрению информационных систем в инжиниринговых компаниях: точечное внедрение ИС и системных подход. Предлагаются рекомендации по формированию целей и задач разработки интеграционного решения в рамках проекта переход от точечных ИС к КИСУП.
Ключевые слова: информационные системы, информационные системы управления проектами, ИСУП, технический электронный архив, управление проектами, система интеграции
Электронная версия
Скачать (553 Kb)

Информационные системы и как мы их внедряем

Функционирование современного бизнеса, независимо от его размеров, неразрывно связано с использованием информационных систем (ИС). Одни ИС призваны обеспечить конкурентное преимущество, автоматизируя ключевые бизнес-процессы, другие ИС являются инструментом повышения удобства работы, третьи внедряются с целью обеспечить возможность участия в государственных и других тендерах [1].

Для инжиниринговых компаний, занимающихся разработкой проектной и рабочей документации для гражданского и промышленного строительства, использование ИС является жизненной необходимостью.

Анализ опыта внедрения ИС показывает, что наиболее часто при внедрении ИС в компании встречается ситуация, когда ИС внедряются точечно, решая конкретные задачи, поставленные конкретными руководителями здесь и сейчас. Такой подход не учитывает множества факторов, существенно влияющих на эффективность функционирование ИС в рамках компании: возможность развития ИС для решения новых появляющихся задач, обусловленных изменениями бизнес среды; возможность интеграции систем с целью построения единого информационного пространства и др.

Противоположный подход основывается на идее разработки единой стратегии внедрения ИС, обеспечивающей автоматизацию ключевых бизнес- процессов с возможностью расширения и развития как отдельных ИС, так и всей корпоративной информационной системы управления проектами (КИСУП) в целом [2]. Применение такого системного подхода позволяет достичь существенных преимуществ от использования ИС в компании.

Что же делать компаниям, которые пошли по первому пути и внедряли разрозненные ИС?

Интеграционные решение – мосты для перехода от отдельных ИС к КИСУП.

Один из наиболее эффективных способов уйти от разрозненных ИС к единой КИСУП является разработка и внедрения интеграционных решений (ИР), позволяющих обеспечить единое информационное пространство.

В рамках данной работы предлагается рассмотреть разработку ИР между системой технического электронного архива (ТЭА) и информационной системы управления проектами (ИСУП), на примере инжиниринговой компании. Ключевым этапом разработки таких решений, в соответствии с системным подходом к построению КИСУП, является этап предпроектного обследования и формирования целей и задач, которые будут соответствовать общим принципам построения КИСУП.

Исходные данные

1. Компания. Инжиниринговая компания с более чем 50-ти летней историей. Реализует проекты по проектированию ТЭЦ, ГРЭС, тепловых сетей и др. на территории РФ и за границей. Количество сотрудников – 200 человек, из них управляющий персонал – 60 человек, производственный персонал – 140 человек.

2. Информационные системы. В компании точечно внедрены различные ИС, среди которых рассматриваются две:

  • Технический электронный архив, на базе программного обеспечения (ПО) TDMS; опыт использования – 5 лет. Ключевые пользователи: производственный персонал.
  • Информационная система управления проектами, на базе ПО Oracle Primavera; опыт использования – 9 лет. Ключевые пользователи: управляющий персонал.

3. Принципы построения КИСУП. В рамках проекта переход от отдельных ИС к КИСУП были определены следующие принципы.

  • Эффект от использования ИР должен превышать временные и денежные затраты на его внедрение;
  • Использовать бизнес-функции одной ИС для информационного обеспечения бизнес-функций другой ИС.
  • Обеспечить единую точку ввода данных в соответствии с функциональными требованиями;
  • Исключить неполные и дублирующиеся данные в каждой из ИС;
  • Обеспечить актуальность и достоверность данных в каждой из ИС;

На основе анализа исходных данных можно уже на начальном этапе разработки ИР выявить некоторые особенности, с которыми вероятнее всего столкнется команда проекта:

1. Компания имеет довольно внушительную историю и достаточно крупный штат, в том числе возрастных сотрудников. Для увеличения успешности внедрения необходимо организовать дополнительные мотивационные мероприятия.

2. Обе системы используются в компании достаточно долго, что говорит о сложившейся культуре использования ИС.

3. Каждая из ИС предназначена для разного уровня пользователей (производственный и управляющий персонал), что приведет к дополнительным трудозатратам при поиске оптимального решения поставленных задач в рамках рабочей группы.

Описание систем

ТЭА

Наименование системы: Технический электронный архив на базе ПО TDMS v.3

Роли пользователи в системе: главный инженер проекта, начальник отдела, заместитель начальника отдела, проектировщик, администратор.

Назначение:

Управления разработкой ПСД

Ключевые задачи:

  • Централизованное хранение проектно-сметной документации (ПСД) по всем проектам компании.
  • Доступ к различным уровням информации в соответствии с ролью пользователя в конкретном проекте.
  • Автоматизация ключевых бизнес-процессов разработки и выпуска ПСД (обмен заданиями со смежными отделами, работа с изменением документации, формирование накладных и пр.)
  • Формирование различных аналитических срезов информации.

ИСУП

Наименование системы: Информационная система управления проектами на базе ПО Oracle Primavera R8.1

Роли пользователи в системе: заместитель генерального директора по производству, главный инженер проекта, планировщик, администратор.

Назначение

Планирования и контроля исполнения проектов компании.

Ключевые задачи:

  • Формирование единого видения процессов управления проектами в компании у всех сотрудников.
  • Централизованное хранение информации (сроки, содержание, ресурсы) по всем проектам компании.
  • Планирование и контроль выполнения работ по проекту.
  • Принятие управленческих решений на основании реальной картины выполнения проекта.
  • Календарно-сетевой график (КСГ) проекта, как средство коммуникации с заинтересованными сторонами проекта.

Предпосылки разработки ИР

1. Несоблюдение договорных сроков по проекту (срыв сроков разработки документации по вине исполнителей, «затягивание» согласования документации заказчиком и пр.).

2. Сложность планирования и контроля загрузки ресурсов (отделов) в проектах.

3. Проблемы информационного обеспечения реализации проекта (недостоверность предоставляемых данных о фактическом выполнении работ, трудоемкость сбора фактических данных и пр.)


Для решения существующих проблем и улучшения процессов планирования и контроля выполнения проектов были определены следующие цели и задачи:

1. Цель 1. Средствами ИР обеспечить информационное сопровождение процессов разработки и выпуска ПСД.

1.1. Задача 1.1. Средствами ИР обеспечить покрытие всего перечня документов разрабатываемых и хранимых в ТЭА.

1.2. Задача 2.1. Средствами ИР обеспечить покрытие всего жизненного цикла разработки и выпуска ПСД.

1.3. Задача 3.1. Регламентировать процесс работы в ТЭА и ИСУП с учетом ИР.

2. Цель 2. Средствами ИР оптимизировать процессы разработки и закрытия КСГ проекта

2.1. Задача 2.1. Обеспечить возможность двухсторонней передачи данных между ТЭА и ИСУП.

2.2. Задач а2.2. Разработать удобный интерфейс.

2.3. Задача 2.3. Разработать шаблоны структуры проекта и состава работ.

2.4. Задача 2.4. Обеспечить возможность внесения ручных изменений в автоматически сгенерированные данные (сопоставление структур, назначение ресурсов и пр.)

2.5. Задача 2.5. Обеспечить возможность автоматической и ручной передачи плановых и фактических данных между системами.

3. Цель3. Обеспечить получение аналитики

3.1. Задача 3.1. Обеспечить получение аналитике по разработке и выпуску ПСД

3.2. Задача 3.2. Обеспечить получение аналитике по работе ИР (журналы) для контроля ее функционирования.

Таким образом, используя системных подход, были разработаны цели и задачи, покрывающие полный перечень работ, которые выполняются в ТЭА и ИСУП. Полнота обеспечена покрытием всего жизненного цикла проекта и всей ПСД, получаемой в процессе реализации проекта. Гибкость и возможность развития закладывается прежде всего механизмами внесения ручных корректировок в автоматически полученные данные.

Список литературы:

1. B2Blogger.com [Электронный ресурс] URL: http://b2blogger.com/pressroom/167287.html (дата обращения 01.02.2015).

2. Карпова В. С., Мельникова Е. Ф. Создание корпоративной информационной системы управления проектами в холдинговой компании // Информационные технологии в бизнесе. Сборник 8-й международной научной конференции. 19–20 июня 2013 г. Санкт-Петербург. Conference of St.-Petersburg State University of Economics and Finance. Information Technology in Business / Под ред. проф. В. В. Трофимова, В. Ф. Минакова. – 2013. – С 75 - 79. ISBN 978-5-94652-426-4