Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
13.02.2015

Назначение, цели и задачи создания автоматизированной и информационно-аналитической системы электронного документооборота проектно-сметной документации для инжиниринговой компании

Трифонова Оксана Николаевна
Магистрант Санкт-Петербургский Государственный Экономический Университет Главный специалист отдела управления проектами в инжиниринговой компании г. Санкт-Петербург, РФ
Панченко Евгения Григорьевна
Магистрант Санкт-Петербургский Государственный Экономический Университет г. Санкт-Петербург, РФ
Аннотация: Определяются назначение, цели и задачи создания автоматизированной и информационно-аналитической системы электронного документооборота проектно-сметной документации для инжиниринговой компании, которые должны сориентировать разработчиков создаваемой системы эффективнее использовать ее ресурсы.
Ключевые слова: назначение, цели, задачи создания, автоматизированная и информационно-аналитическая система электронного документооборота, проектно-сметная документация, инжиниринговая компания
Электронная версия
Скачать (493.5 Kb)

Для управления информационно-аналитическими потоками и электронной проектно-сметной документацией (ЭПСД) сотрудниками инжиниринговой компании, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.д., часто используется автоматизированная и информационно-аналитическая система электронного документооборота проектно-сметной документации (АиИА СЭД ПСД).

Назначение АиИА СЭД ПСД

АиИА СЭД ПСД предназначена для повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками инжиниринговой компании на всех фазах жизненного цикла (ЖЦ) проектов.

Основным назначением АиИА СЭД ПСД является автоматизация управления информационно-аналитическими потоками и ЭПСД в бизнес-процессах инжиниринговой компании:

  • Процесс выполнения сложных заказов, включающих весь комплекс работ по проектированию энергообъектов от изыскательских работ до авторского надзора:
    • Процесс разработки ЭПСД,
    • Процесс сдачи ЭПСД в технический архив,
    • Процесс регистрации ЭПСД,
    • Процесс выпуска ЭПСД,
  •  Процесс хранения информации о реализованных проектах,
    • Процесс получения информационно-аналитической поддержки для принятия решений на всех фазах ЖЦ проектов,
    • Процесс мониторинга,
    • Процесс защиты от несанкционированного доступа к операциям и базе данных (БД) ЭПСД,
    • Процесс обеспечения целостности БД ЭПСД,
    • Процесс автоматического снятия резервной копии БД.
Цели создания АиИА СЭД ПСД

  • Создание АиИА СЭД ПСД должно обеспечить достижение следующих целей:
  • Создание единого, автоматизированного и информационно-аналитического электронного документооборота (ЭД) всех структурных подразделений инжиниринговой компании,
  • Повышение эффективности и оперативности работы с ЭПСД,
  • Систематизация, унификация и автоматизация технологии работы с ЭПСД,
  • Улучшение качества, полноты и достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности,
  • Снижение затрат, связанных с ЭД и делопроизводством,
  • Исключение утери ЭПСД и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков ЭПСД,
  • Сокращение времени поиска и прохождения ЭПСД по структурным подразделениям,
  • Усиление контроля исполнительной дисциплины,
  • Соблюдение принципа однократности регистрации ЭПСД,
  • Поддержка корпоративной культуры инжиниринговой компании,
  • Оптимизация коммуникаций между сотрудниками инжиниринговой компании,
  • Повышение прозрачности процессов разработки проектов на всех фазах их ЖЦ,
  • Предоставление руководству аналитической информации и статистических данных о состоянии проектов для принятия управленческих решений,
  • Сбор данных о фактических трудозатратах по видам работ (используемых в том числе для разработки методики ресурсного планирования).

Задачи создания АиИА СЭД ПСД

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи в АиИА СЭД ПСД:

  • Обеспечить единство подхода к процессам планирования и ведения проектов,
  • Обеспечить процесс сбора данных о фактическом выполнении работ,
  • Обеспечить доступ к аналитической информации в удобной форме,
  • Утвердить необходимые документы регламентирующие процессы разработки проектов,
  • Обеспечить возможность внесение изменений в АиИА СЭД ПСД для удовлетворения меняющихся требований,
  • Хранение атрибутивных (учетных) карточек, исходных файлов, сканированных образов следующих видов ЭПСД по проекту:
    • Тома, книги предпроектной ЭПСД,
    • Тома, книги, части проектной ЭПСД,
    • Чертежи основных комплектов рабочей ЭПСД и схемы,
    • Сметы,
    • Конкурсная ЭПСД (ОСУ),
    • Накладные, заказ-наряды, разрешения на внесение изменений,
    • Задания смежным отделам,
    • Расчеты,
    • Задания заводам-изготовителям,
  • Хранение технического задания по проекту, исходных материалов, субподрядной ЭПСД, информации по договорам,
  • Хранение вспомогательной информации – справочника контрагентов, шаблонов ЭПСД,
  • Предоставление подсистемы поиска по имеющейся ЭПСД,
  • Предоставление возможности контроля выпускаемой ЭПСД для руководящих лиц на базе отчетов и выборок по всем объектам АиИА СЭД ПСД, их актуальным составам и статусам текущего состояния,
  • Разграничение прав доступа внутри проектов. Протоколирование событий и регистрация журналов выполнения команд,
  • Автоматизированное формирование бланков титульных листов, накладных, заказ-нарядов, разрешений на внесение изменений,
  • Контроль ошибок при формировании обозначений ЭПСД и создании иерархической структуры проектной ЭПСД - дерева проекта,
  • Автоматизация работы проектировщика при оформлении ЭПСД в таких программных продуктах, как AutoCAD (в том числе и с использованием программ-надстроек над Autocad), MSWord, MSExcel, Visio, а именно:
    • Заполнение основных надписей штампов из объектов АиИА СЭД ПСД,
    • Упрощение работы по системе «Модель-Лист» (только AutoCAD),
  • Возможность сохранения ЭПСД из программных продуктов AutoCAD (в том числе и программ-надстроек над Autocad), MSWord, MSExcel,Visio, E3. Возможность выбора объекта в дереве проекта, к которому присоединяется исходный файл ЭПСД (или целая структура файлов для таких программ, как Geonics),
  • Возможность хранения чертежей, выполненных в САПР, вместе с объектами САПР (Geonics, СПДС Graphics, т.д.) и автоматизированного преобразования их в версию для отправки клиенту и внесения изменений,
  • Реализация возможности формирования ссылок на сопроводительную организационно-распорядительную документацию (ОРД) по проекту, хранящуюся в системе электронного документооборота организационно-распорядительных документации (СЭД ОРД), (писем, служебных записок, протоколов совещаний) в любых объектах АиИА СЭД ПСД,
  • Реализация алгоритмов прохождения нормоконтроля ЭПСД,
  • Реализация выдачи Заданий смежным подразделениям,
  • Реализация алгоритмов печати первого и промежуточного экземпляров ЭПСД,
  • Реализация алгоритмов сдачи и регистрации ЭПСД в техническом архиве, ее последующего сканирования, создания электронной версии на CD, тиражирования, брошюровки, комплектации и отправки клиенту,
  • Формирование данных для отправки в федеральную службу контроля качества (ФСК). Реализация алгоритмов отслеживания согласования ЭПСД с клиентом и прохождения экспертизы,
  • Реализация алгоритма внесения изменений в выпускаемую ЭПСД.

Создание АиИА СЭД ПСД, с учетом вышеприведенного назначения, целей и задач,должно позволить достигнуть следующих результатов - формирование единого подхода к разработке проектов на всех фазах их ЖЦ в рамках запланированного бюджета, в кратчайшие сроки и без потерь человеческих интеллектуальных единиц.

Список литературы:

1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник/ под ред. Проф.В. В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007 г.