Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
30.06.2015

Исследование влияния информационных технологий на конкурентоспособность кадрового агентства

Арефьева Злата Александровна
студентка Факультет социального инжиниринга ФГБОУ ВПО «Московский авиационный институт» (национальный исследовательский университет) Москва, Россия
Аннотация: В статье представлены результаты исследования, проведенного в одном из крупных кадровых агентств. Объектом исследования являлся уровень использования информационных технологий как фактор повышения конкурентоспособности компании. С использованием методов наблюдения, экспертных оценок и интервью были выявлены основные трудности в использовании информационных технологий.
Ключевые слова: информационные технологии, база данных, система управления, конкурентоспособность, кадровое агентство
Электронная версия
Скачать (497.5 Kb)

На сегодняшний день для поддержания конкурентоспособности предприятия информационные технологии нашли очень широкое применение. Использование современных технологий сейчас – плюс любой компании, которая стремиться к успешной деятельности и высокому статусу на рынке. Это характерно как для производственных предприятий, так и для предприятий сферы услуг. [10] Информационные технологии применяются в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах производства. Наиболее четко преимущества информационных технологий управления видны в практике коммерческих организаций и предприятий сферы услуг. В рамках настоящего исследования было проанализировано использование информационных технологий управления в одном из крупных кадровых агентств г. Москва.

Стоит отметить, что на данный момент на территории России функционирует более 1000 рекрутинговых агентств. При большом количестве предприятий, занимающихся одним направлением деятельности, возникает сильная конкуренция. На рынке рекрутинговых агентств существует рейтинг, согласно которому агентства оцениваются по отзывам от клиентов и соискателей. Исследуемое нами агентство основано в феврале 1999 года и, согласно независимому рейтингу, входит в первые пятьдесят ведущих российских рекрутинговых компаний в области подбора персонала.[4] Основной вид деятельности компании – качественный подбор персонала для других компаний, преимущественно позиций топ-менеджмента.

Организационную структуру компании можно охарактеризовать как линейно-функциональную. Все подчинение идет Генеральному директору компании и его заместителю. Отдельно вынесены Директор по развитию, который занимается внутренним подбором, оценкой, адаптацией и обучением сотрудников компании. Так же вынесен Директор по работе с ключевыми клиентами, который помогает Консультантам в работе со сложными и важными для компании клиентами, а так же помогает в работе с тендерами.

Проанализировав качественный состав сотрудников, мы выявили, что большинство сотрудников имеют высшее образование (106), из них большая часть не по специальности (62), а продолжает учиться всего 6,6%. Преобладают сотрудники со стажем работы в агентстве от 3-х до 5-ти лет в возрасте 25-40 лет, женщин в компании заметно больше, чем мужчин. Стоит отметить, что информационные технологии используются всеми сотрудниками, кроме тех, кто находится в декрете или сотрудников на аутсорсинге.

В системе управления кадровым агентством используются следующие информационные технологии: база данных с большим объемом информации о всех соискателях и компаниях, с которыми работали сотрудники, Skype, внутренний чат, интрасайт с необходимой информацией для сотрудников. Но использование информационных технологий в компании не способствует повышению конкурентоспособности, так как существует ряд проблем, с которыми сталкиваются как сотрудники, так и руководство компании. Анализ затрат агентства позволил сделать вывод о том, что на совершенствование уровня информационных технологий компании средств за период с 2011 по 2014 гг. ежегодно выделалось менее 2 % от чистой годовой прибыли. Для предприятия, основная деятельность которого осуществляется на компьютерах (производство и иные виды деятельности не реализуются) данный уровень расходов является недостаточным.[5]

Руководство компании ввело для использования всеми специалистами сложную базу данных, в которой хранится история взаимодействия с клиентами и соискателями компании с 2003 года по настоящее время. Данная база используется не всеми сотрудниками так, как того требует руководство. Проблема неправильного или неэффективного использования ИТ приводит к неэффективности работы сотрудников и отсутствию конкурентных преимуществ у компании.

В ходе проведения исследования нами был сформулирован ряд гипотез: 1. Современный уровень развития информационных технологий не способствует повышению конкурентоспособности компании. 2. База данных слишком сложна для ежедневного использования. 3. Сотрудники компании не готовы постоянно использовать информационные технологии в работе по причине недостаточного уровня личной компетентности. 4. Современный уровень развития информационных технологий в компании приводит к чрезмерно высоким затратам рабочего времени персонала.

Для проверки гипотезы 1 был проведен конкурентный анализ агеннтства, в результате которого можно сделать вывод, что основными ключами к успеху компании является поддержание высокой квалификации сотрудников в сфере подбора персонала, увеличение базы клиентов за счет положительных отзывов от компаний-партнеров и увеличение базы соискателей за счет активного взаимодействия со СМИ, что дает известность и надежность в глазах кандидатов. Однако для достижения такого успеха необходимо развивать информационные технологии как во внутренней среде (базы данных, поддержание высокого уровня квалификации сотрудников) [1], так и во внешней среде (взаимодействие со СМИ, участие в вебинарах, развитие внешних коммуникаций).[9]

Исходя из результатов исследования по методу экспертных оценок [3], нами сделан вывод, что имеется корреляция между использованием информационных технологий и положением рекрутинговых агентств в рейтинге. Современный уровень развития информационных технологий управления в исследуемом агентстве отстал от конкурентов на 0,5-1 бал, что говорит о преимуществе конкурентов перед исследуемым агентством. Среди всех показателей есть оценки, которые значительно отличаются от остальных, например «Качество компьютеризации кадровых агентств», «Оценка интрасайтов кадровых агентств». Из одиннадцати факторов исследуемое нами агентство получило высшую экспертную оценку только по одному: информативная подпись в электронном письме. Это важно для соискателей и клиентов, сотрудничающих с компанией, но не достаточно для общего преимущества перед конкурентами. Таким образом, гипотеза №1 подтвердилась: современный уровень развития информационных технологий в агентстве не способствует повышению конкурентоспособности компании.

Для проверки гипотез №№ 2 и 3 нами было проведено интервью с руководителем группы подбора исследуемого агентства, работающей в нем с 1999 года. По результатам интервьювыявлены следующие причины, по которым сотрудники не используют базу данных:

1. Большинство сотрудников не обладает необходимым уровнем личной компетенции, что бы ответить на вопросы технического характера.

2. В таком случае вопрос адресуется разработчику базы данных, но сроки ответа вопроса могут затягиваться до двух дней.

3. Руководители группы подбора не охватывают весь функционал базы данных, поэтому есть вопросы, на которые они не могут ответить сотрудникам самостоятельно.

Исходя из информации, полученной от руководителя группы подбора, можно сделать вывод, что гипотеза №2 подтвердилась частично, однако гипотеза №3 подтвердилась полностью: база данных агентства подходит для ежедневного использования, если сотрудники обладают необходимым уровнем личной компетентности в сфере информационных технологий. Но сотрудники компании не готовы постоянно использовать информационные технологии в работе по причине недостаточного уровня личной компетентности.

Для проверки гипотезы №4 был использован метод наблюдения и составлена карта рабочего времени двоих сотрудников (наблюдение проводилось за Ведущим специалистом и специалистом по подбору персонала). Выявлено, что ведущий специалист, так же, как и специалист, тратит основное рабочее время на работу с базой данных, работными сайтами и проведение собеседований. А также ведущий специалист тратит время на разговор с ассистентом, в процессе которого обсуждает план и график собеседований на день.В процессе наблюдения было замечено, что работа с базой данных занимает очень много времени у сотрудников, так как она работает довольно медленно – выгрузка резюме может занимать от 1 до 2 минут. Если рассмотреть время проведения одного собеседования и время работы с базой данных за весь рабочий день, то можно заметить, что они практически равны. Т.е. сотрудник может провести еще как минимум одно собеседование или успеть обзвонить больше человек, если увеличить скорость работы базы данных в 1,5-2 раза.

Работа с информационными технологиями, такими как интрасайт, скайп, электронная почта, занимает значительно меньше времени, чем работа с базой данных. Однако отправка писем кандидатам и клиентам тоже занимает от 1 до 2-3 минут, что зависит от скорости работы почтового сервера и самих программ, а так же от скорости передачи данных в интернет. Самые частые причины, по которым наблюдаются высокие временные затраты на использование информационных технологий, это: низкая производительность компьютера, низкая производительность внутрикорпоративных программ, ошибки базы данных, сложная система внесения и поиска информации в базе данных и ошибки персонала. Таким образом, гипотеза №4 подтвердилась: современный уровень развития информационных технологий в компании приводит к чрезмерно высоким затратам рабочего времени персонала. Зачастую это не зависит от работы сотрудников, а зависит только от технических характеристик программ и технологий, используемых в компании.

Результаты исследования выявили несколько проблем, которые влияют на уровень конкурентоспособности компании:

1. В компании отсутствует специализированное обучение по использованию информационных технологий в работе, что приводит к отсутствию компетентных специалистов в данной области;

2. В компании отсутствует контроль получения и использования знаний по информационным технологиям среди сотрудников;

3. Компании необходимо обновление информационных технологий, так как использование действующих технологий отнимает большую часть рабочего времени сотрудников, а также увеличение затрат на совершенствование информационных технологий.

Список литературы:

1. Аверин А.В., Ханина Т.В. Внутренний маркетинг как фактор эффективного развития предприятия малого бизнеса//Научный обозреватель. 2014. № 6. С. 28-30.

2. Алексашина Т.В. Рынок интеллектуального капитала: перспективы формирования и развития. - Москва, 2014. – 150 с.

3. Алексеев А.Н. Исследование систем управления. – Москва: МИЭМП, 2010. – 36 с.

4. Алексеев А.Н. Корпоративная культура предприятия в условиях инновационной экономики// Транспортное дело России. 2014. № 2. С 129-131.

5. Алексеев А.Н. Проблемы кадрового потенциала агропромышленного комплекса регионов Крайнего Севера // Экономика. Предпринимательство. Окружающая среда. 2009. № 2. С. 52-57.

6. Алексеев А.Н. Факторы, влияющие на развитие агропродовольственного рынка районов Крайнего Севера // Перспективы науки. 2011. № 17. С. 115-117.

7. Алексеев А.Н., Сыроватко И.В. Развитие предпринимательских структур на основе франчайзинга// В мире научных открытий. 2012. № 10.2 (34). С. 22-33.

8. Алексеев А.Н., Филатов В.В. Социально-экономическая сущность агропродовольственного рынка// В мире научных открытий. 2011. Т. 15. № 3. С. 287-291.

9. Латышева В.В., Почестнев А.А. Кадровое обеспечение авиастроения России в начале XXI века// Вестник Московского авиационного института. 2012. Т. 19. № 3. С. 206-211.

10. Лунёва Е.И. Критерии качества и эффективность предприятий индустрии услуг// Стандарты и качество. 2014. № 11 (929). С. 48-51.