Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
27.01.2016

Особенности применения электронного офиса в сфере услуг

Путькина Лидия Владимировна
кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и математики, экономический факультет Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия
Аннотация: В настоящее время развитие современных предприятий невозможно без применения электронного офиса, т.е. для удобства работы и максимально лучшего взаимоотношения между служащими предприятия разрабатываются различные электронные комплексы. Системы электронного документооборота разделены на несколько категорий,  имеют классификацию по ориентации на области использования. Основными потребителями отечественных разработок являются компании малого и среднего бизнеса. Крупные компании в основном обращаются к зарубежным разработкам. Основное отличие платформы 1С от других баз данных и СЭД в том, что при внедрении такой системы на предприятие, где уже стоят какие-либо электронные системы управления данными, нужно минимум затрат на их настройку.
Ключевые слова: системы электронного документооборота, эффективность, электронный офис, сфера услуг
Электронная версия
Скачать (552.3 Kb)

Конкурентоспособность бизнеса в современном мире находится в прямой зависимости оперативности информационного обмена между структурными подразделениями компании и контрагентами, от скорости обработки документов, надежности всей информационной составляющей.

Благодаря глобализации и развитию современного рынка электронных устройств и электронного обеспечения работы предприятий появилось понятие «электронный офис». Чаще всего компаниями оно рассматривается только с одной стороны – количество компьютерного оборудования, телефонов, факсов, периферийных и других устройств. Но оснащение офиса электронными устройствами не самое главное в организации электронной работы предприятия.

Электронный офис – это в первую очередь система для интеграции всех секторов организации в единое информационное пространство (рис 1). Для удобства работы и максимально лучшего взаимоотношения между служащими предприятия разрабатываются различные электронные комплексы.

Рис 1. Организация единого информационного пространства
Рис 1. Организация единого информационного пространства

В небольших компаниях это реализуется услугами электронной почты, где хранятся все необходимые документы в хронологическом порядке. Или, например, схема хранения всех документов на выделенном сервере, разделяя их по категориям. Однако такие способы не всегда могут удовлетворить все потребности компании. И тогда есть два решения этой задачи: внедрить в компании классический бумажный документооборот либо внедрить электронную систему. В век технической глобализации и множества всевозможных электронных устройств бумажные средства документооборота выглядят не так престижно, гибко и удобно. Поэтому для реализации всех протекающих в организации бизнес-процессов создаются системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая сопровождает процесс управления работой предприятия.

Рассматривая документооборот с точки зрения фактора, влияющего на эффективность работы предприятия, можно уверенно сказать, что внедрение на предприятии электронного документооборота позволит улучшить некоторые факторы внутреннего благополучия организации, такие как организация работы, упорядочение производства и труда рабочих, обеспечение благоприятного климата в коллективе сотрудников.

Таким образом, благодаря внедрению электронного документооборота, предприятие реализует оба способа достижения максимальной эффективности: увеличение результата деятельности и уменьшение затрат на его достижение.

Как и любые другие системы, системы электронного документооборота разделены на несколько категорий и имеют классификацию по ориентации на области использования.

Одной из главных классификаций систем электронного документооборота является классификация по принципу обработки документов: статические (электронный архив) и динамические (поддержка потоков работ и знаний).

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Частный случай системы документооборота - это электронный архив, который ориентирован на эффективное хранение документов и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF – динамические системы). Движение объектов в таких системах жестко регламентировано. Это такая система, в которой для каждого потока, для каждой работы установлена «жесткая маршрутизация». Объекты в таких системах могут меняться, но общий смысл остается всегда одним, называются они «потоками работ». Системы ориентированы на управление потоками работам, а не конкретных объектов. Чтобы организовать работы, для них необходимо четко расписать все этапы.

Также в эту классификацию относятся смешанные, так называемые «гибридные системы». Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти системы сочетают в себе качества и статических и динамических систем, то есть они как накапливают знания, так и управляют потоками работ. И в них могут быть как объекты – документы, так и работы – потоки заданий, которые необходимо выполнить. Здесь прописана не столько жесткая регламентация как в динамических системах. Удобство и уже фактически организованная жесткая структура управления позволяет с успехом использовать такие системы в крупных компаниях, с развитой иерархией управления, а также активно применяют в государственных структурах, которые имеют определенные правила и процедуры движения документов. При условно жесткой управленческой иерархии, сотрудники коллективно создают документы, которые сами же исполняют и контролируют. Решения принимаются там же коллективно или распределено. Внедряя системы такого типа очень важно учитывать, есть ли возможность на предприятии эффективного администрирования, а так же возможности обработки больших объемов информации. В большинстве случаев такие системы ориентированы на сложную организационную структуру и для малого бизнеса будут слишком громоздки, и требовать слишком много ресурсов.

Абсолютно новым направлением в организации систем документооборота являются системы ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Такие системы принципиально отличаются от предыдущих систем. Здесь нет разделения на хранилища документов и потоки работ, а также нет четкой иерархии в управлении. Главная задача таких систем обеспечить качественную работу организации, путем налаживания совместной работы людей. Они лишены всего лишнего и ненужного, взяв только необходимый для работы минимум. Чаще всего такие системы реализованы в виде порталов в сети Интернет или корпоративной сети предприятия. У каждого сотрудника свой доступ к системе и возможность попасть туда вне зависимости от того, где он находится – в офисе или у себя дома. Такой тип систем пользуется популярностью в современных небольших компаниях развитых направлений бизнеса, таких как например электронные услуги, сфера инвестиций, услуги биржи. Небольшие коммерческие компании с распределенной структурой организации тоже активно используют именно этот тип систем.

И немного в стороне находятся системы с развитыми дополнительными сервисами. Такие системы предоставляют скорее набор отдельных специфических модулей для решения конкретных задач предприятия. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management).

Для малых производственных предприятий нет необходимости прибегать к услугам специализированных систем с широким выбором дополнительных сервисов, поэтому для решения вопроса о внедрении системы электронного документооборота стоит обратить внимание на системы смешанного типа.

На данный момент представлено более двадцати СЭД, успешно функционирующих на рынке России. Не только заграничные производители представляют свои продукты, но также и отечественные разработчики выходят на этот рынок со своими системами.

Отталкиваясь от классификации СЭД, можно сказать, что представленные платформы условно разделены на три категории:

- Платформы западного производства;

- Российские системы, построенные на западных платформах;

- Полностью российские разработки.

На данный момент российский рынок представляет только три системы западного производства: DOCS Open/DOCSFusion, Documentum, Lotus Domino.Doc.

Российские системы, разработанные на западных платформах представлены следующими компаниями: CompanyMedia - ИнтерТраст, ЗОЛУШКА НТЦ – ИРМ, БОСС-Референт – АйТи, OfficeMedia – ИнтерТраст, Эскадо Интерпроком – ЛАН.

Почти все эти системы основаны на платформе Lotus Domino/Notes. Это наиболее популярная платформа для разработки СЭД. К сожалению, имея уже какую-либо информационную структуру, предприятие столкнется с множеством трудностей, внедряя СЭД, основанную на этой платформе. Хотя на данный момент разработчики делают все возможное, чтобы максимально улучшить интеграцию с существующими информационными системами.

Системы, полностью разработанные российскими специалистами: 1C:Архив (1С:Документооборот), DocsVision, Optima, LanDocs, ДокМенеджер, RBC Docs, VisualDoc, Гран Док, Дело, Евфрат.

Основными потребителями отечественных разработок являются компании малого и среднего бизнеса. Крупные компании в основном обращаются к зарубежным разработкам. Хотя некоторые государственные учреждения даже крупного уровня все равно используют системы отечественного производства.

Выгодное отличие платформы 1С от других баз данных и СЭД в том, что при внедрении такой системы на предприятие, где уже стоят какие-либо электронные системы управления данными, нужно минимум затрат на их настройку. 1С предоставляет множество продуктов для полноценной работы предприятия, что позволяет всем системам взаимодействовать между собой практически не требуя никаких специализированных настроек.

Например, для предприятия малого бизнеса, которое занимается производством и продажей спортивного инвентаря, спортивных аксессуаров для гребных видов спорта (гребля академическая, гребля на байдарках и каноэ, гребля на "драконах") рекомендуется внедрить 1С.

На этом предприятии под торговой маркой «Nowing» производятся лодки, весла и комплектующие как для начинающих гребцов, так и для спортсменов высокого класса. Предприятие занимается производством и сбытом продукции, такой как: лодки для академической гребли, байдарки, каноэ, весла и комплектующие.

Основные виды производимых товаров на этом предприятии: лодки для академической гребли, байдарки и каноэ, весла для лодок, комплектующие к лодкам и веслам, продукция подобного типа, выполненная на заказ.

Для того чтобы разработать и в дальнейшем использовать систему документооборота необходимы программные средства, для управления базой данных. Система 1С отличается от большинства систем, способных управлять документопотоками тем, что ни разработчик, ни пользователь напрямую с базой данных не работают. Процесс создания и конфигурирования происходит на платформе 1С путем формирования справочников, форм, шаблонов, запросов и дальнейшего прописывания порядка обработки этих объектов.

Главной особенностью работы с базой данных в 1С является то, что в этом программном продукте реализована общая система полей баз данных и типов языка, что позволяет при создании бизнес-приложений:

- составлять запросы к данным, используя язык запросов.

- манипулировать данными с помощью объектов встроенного языка;

- описывать структуры данных в конфигураторе;

В программном продукте 1С используется объектный подход, следовательно, обращение (запись и чтение) происходит как к единому целому. Например, при использовании объектной техники, как правило, можно манипулировать данными справочников, документов, планов видов характеристик, планов счетов и т.д.

Следовательно, малым производственным предприятиям необходимо внедрять современные информационные технологии для повышения эффективности собственной деятельности, а также для успешного конкурирования с крупными компаниями.

Список литературы:

1. Аванесов Г.М., Путькина Л.В. Информационные технологии в допечатной подготовке. Учебное пособие. СПб, 2015.

2. Аванесов Г.М., Путькина Л.В. Управление жизненным циклом информационных систем. Учебное пособие. СПб, 2014.

3. Горбунов А. А., Путькина Л. В. Виртуальная предпринимательская структура. Новый подход в системе управления//Мир экономики и права. – № 5. – 2011. – С.13-18.

4. Горячева Е. А., Минаков В. Ф., Барабанова М. И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

5. Минаков В. Ф. Аналоговые и дискретные классы показателей инновационных проектов // Информационные технологии в экономике, управлении и образовании: Сборник научных статей / Ч.2. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ. – 2011. – С. 42-48.

6. Минаков В. Ф. Метод анализа многомерных иерархий // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

7. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

8. Минаков В. Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

9. Минаков В. Ф. Экономическая волнометрика воспроизводства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

10. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Минакова Т. Е. Аналоговые и дискретные метрики и модели оценки инноваций // Материалы 3-й научно-практической internet-конференции Междисциплинарные исследования в области математического моделирования и информатики. – Ульяновск. – 2014. – С. 280-287.

11. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

12. Минаков В. Ф., Малышенко А. В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. – № 36. – С. 12–15.

13. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Энергосбережение – мультипликатор эффективности экономики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2013. – № 11-2 (18). – С. 60-61.

14. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

15. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

16. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014.

17. Путькина Л. В. Эволюция концепций применения ИТ в управлении бизнес-процессами//Международный научно-исследовательский журнал. 2014. №12-2 (31). С.31-32.

18. Путькина Л.В. Об опыте применения инвестиционного проекта при создании нового предприятия малого бизнеса // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/24/3125/

19. Путькина Л.В. Об опыте разработки web-представительства для виртуального бизнеса // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/22/2975/

20. Путькина Л.В. Особенности применения бизнес-моделей в сфере услуг // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/22/2976/

21. Путькина Л.В. Тенденции развития малых инновационных предпринимательских структур // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/24/3070/