Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
26.03.2016

Корпоративные системы управления документами и облачные технологии

Шишин Игорь Олегович
доцент кафедры информатики, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, г. Санкт-Петербург, Российская Федерация
Аннотация: Выполнен анализ эффективности систем управления документами в современных бизнес–моделях организаций. Установлены возможности использования облачных технологий для управления документами. Информационные системы на базе «облачных» технологий имеют сегодня свою «нишу» распространения и отвечают современным требованиям к эффективности управления предприятиями.
Ключевые слова: документооборот, управление документооборотом, облачные технологии, предприятие, эффективность
Электронная версия
Скачать (609.6 Kb)

1. Введение

В современных организациях документы являются основным способом представления информации. Управление документов напрямую влияет на эффективность управления предприятия в целом [2, 8-11, 14, 15, 19, 20, 25]. Поэтому в любой организации, рано или поздно, встают проблемы систематизации, обработки и хранения документов. Эти проблемы успешно решаются с помощью систем управления документами, которые должны базироваться на современных информационных технологиях [3, 4, 7].

2. Цель исследования

Обоснование целесообразности проектирования корпоративных систем управления документами с использованием облачных технологий.

3. Требования и решения управления документами

В современных организациях документы являются основным способом представления информации. Управление документов напрямую влияет на эффективность управления предприятия в целом [4, 6]. Поэтому в любой организации, рано или поздно, встают проблемы систематизации, обработки и хранения документов. Эти проблемы успешно решаются с помощью систем управления документами, которые должны базироваться на современных информационных технологиях.

При построении систем управления документами организациям следует учитывать требования документов:

- приказ Минкомсвязи от 02 сентября 2011 г. (№ 221) «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

– ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;

– ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;

– MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновленная и дополненная версия, 2008 год) - Model Requirements for the management of electronic records.

Приказ Минкомсвязи устанавливает:

– правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающие возможности внутреннего электронного документооборота;

– минимальный набор функций, которые должна выполнять Система электронного документооборота (СЭД);

– условия управления документами в рамках СЭД.

Требования определяют процессы управления документами, которые должны быть включены в СЭД. Это процедуры:

– ввода документа;

– доведения документа до пользователя СЭД;

– согласования документа;

– подписания документа;

– фиксации ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД;

– передачи документа (отправку);

– хранения и учета документов (в соответствии с инструктивными документами делопроизводства), а также контроля исполнительской дисциплины, подготовки справочных материалов и списания документов для архива.

Спецификация MoReq-2 предназначена для формирования функциональных требований к процессам электронного документооборотом посредством систем управления электронными документами (СУЭОД).

Спецификация предполагает, что к числу пользователей СУЭОД относят не только администраторов, управляющих делами и архивистов, но и сотрудников административных, а также функциональных структур, ТОП–менеджеров организаций, использующих СУЭОД в повседневно при создании, получении, использовании официальных документов и принятии на их основе управленческих решений.

Современный бизнес требует специализированного программного обеспечения для управления электронными документами, которое может представлять из себя:

– специализированный пакет,

– несколько интегрированных пакетов,

– заказную разработку,

– комбинацию вышеперечисленного.

Система, построенная с учетом требований спецификации MoReq2, обеспечивает конфиденциальность и целостность путем сочетания возможностей информационных технологий документооборота с классической теорией документоведения и делопроизводства в управлении электронными официальными документами.

Очень важно, что требования MoReq2 направлены на то, чтобы обеспечить, что официальные документы, хранимые в СУЭОД, являются правовыми, т.е. имеют следующие характеристики:

– аутентичность;

– надежность;

– целостность;

– пригодность к использованию.

Эти характеристики официальных документов позволяют:

– доказать подлинность документов;

– установить лицо, которым они составлены или присланы;

– установить время составления или предоставления;

– установить степень надежности, а соответственно, доверия к их содержанию, и точности информации о фактах и действиях, отраженных в них;

– установить целостность, отсутствие изменений;

– показать, что они могут быть найдены, получены, представлены и интерпретированы.

MoReq2 содержит требования к классификации документов, которые обеспечивают сохранность электронных официальных документов наравне с иными документами организации и организацию в электронные дела. Эти требования также позволяют установить отношения (связи) между делами. Основные требования к системе классификации, предъявляемые спецификацией:

– СУЭОД должна обеспечивать совместимость и поддержку схем классификации в деятельности организации. Это является напоминанием о потребности соответствия схемы классификации СУЭОД потребностям бизнес-процессов организаций.

– СУЭОД должна сохранять внутреннюю целостность (ссылочную целостность и др.) независимо от:

– исполнения административных обязанностей;

– функций остальных пользователей;

– надежности компонентов системы.

– СУЭОД должна разграничивать права доступа к управлению схемой классификации (предоставлять их только администраторам системы.

– СУЭОД должна позволять без ограничений по уровням создавать иерархические схемы классификации.

– СУЭОД должна путем конфигурации системы создавать схемы классификации.

– СУЭОД должна обеспечивать экспортирование компонентов схем классификации.

В соответствии с MoReq2 организация должна контролировать доступ к официальным документам, который достигается путем определения и применения политики безопасности. В соответствии с политикой безопасности разграничение доступа к официальным документам выполняется по ролям работников организации. Права пользователей следует распределять централизованно, причем, возможностью одновременного доступа к нескольким информационным ресурсам (корпоративные системы, а также СУЭОД).

СУЭОД должна обеспечивать следующие требования к управлению доступом:

– действия в СУЭОД должны производить только лица – уполномоченные пользователи, успешно идентифицированные, личность которых аутентифицирована (удостоверена),

– ролям администраторов должно быть разрешено назначать доступ к официальным документам каждому из пользователей и/или роли пользователя и/или группе пользователей, а также срок доступа,

– СУЭОД должна без лимитов позволять устанавливать роли или группы,

– СУЭОД должна иметь пересекаемое множество групп пользователей, или быть пользователю за пределами групп.

Спецификация MoReq2 указывает на необходимость ведения протокола аудита - официального документа, в который записываются все действия, происходящие в СУЭОД. Выдвигаются следующие требования к ведению аудита:

– обязательность ведения не допускающего редактирования протокола аудита, в котором должны храниться сведения:

• о действиях с любыми официальными документами;

• о выполнивших действия пользователях;

• о хронологии таких действий.

– автоматическая регистрация в протоколе аудита каждого доступа к официальным документам (прочтению, распечатыванию или иному действию).

– поддержка протокола аудита такое время, которое требуются правилами работы, принятыми в организациях; Чаще - это весь жизненный цикл официальных документов.

– регистрация в протоколе аудита всех изменений метаданных.

– регистрация в протоколе аудита всех изменений в системе администрирования.

Создание полноценных систем управления документами организации невозможно без учета требований выше перечисленных ГОСТОов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 регулирует процессы управления документами организаций и:

– распространяется на управление документами, которые создаются в организации или организация получает их;

– устанавливает ответственность, политику, процедуры, системы и процессы, связанные с документами организации;

– устанавливает руководящие указания для управления документами в процессе управления качеством и окружающей средой (как этого требуют национальные стандарты ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

– дает методические рекомендации для проектирования и внедрения системы документооборота.

ГОСТ Р 53898-2010 регламентирует форматы, структуру и содержание электронных сообщений, обеспечивающих информационное взаимодействие СУЭОД. Стандарт устанавливает требования к информационному взаимодействию систем и устанавливает регламент обмена данными отправителей и получателей.

ГОСТ Р 54471-2011 описывает рекомендуемую практику электронного хранения информации в электронной форме. Требования стандарта применяются к электронным объектам в любой форме: отсканированные графические образы, электронные таблицы, подготовленные в текстовых редакторах документы, документы электронной почты, веб-контента, мгновенных сообщений, файлов чертежей, подготовленных с использованием систем автоматизированного проектирования, блогов, вики и т.д. Стандарт описывает набор мер и средств, которыми можно установить неизменность контента конкретных электронных объектов, созданных или существующих в информационных ресурсах, в заданном диапазоне времени. В соответствии с требованиями перечисленных нормативных документов, проектирование системы управления документами предполагает выбор подходящей среды хранения и носителей информации, средств физической защиты, процедур обработки и систем хранения данных [22, 23, 24].

Учитывая сегодняшние реалии, когда на предприятии имеет место и традиционный, и электронный документооборот:

– требуется обеспечение параллельной работы и взаимодополнение электронной и традиционной систем;

– система управления документами должна включать оба эти направления.

Учитывая выше изложенное, создать современную систему управления документами невозможно без применения современных информационных технологий.

Сегодня одним из трендом развития рынка информационных услуг, в том числе и в области электронного документооборота, является использование «облачных» технологий [1, 5, 18]. Применение облачных технологии в системах электронного документооборота позволяет расширить сферу применения этих систем и получить от применения этих информационных систем совершенно иное качество работ с документами организации.

Между тем, при использовании подобных информационных систем следует учитывать возможные риски, например, расположение вычислительных центров с информацией вне территории России. Однако, нельзя забывать и о преимуществах, которые несут облачные технологии [6, 13, 16, 17, 21]: сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов [12] и т. п. При всем этом, риски не станут неотвратимыми, если их учитывать и управлять ими.

Каждая организации, принимая решение о строительстве системы управления документами на основе «облачных» технологии должна ответить на вопросы:

– какая корпоративная информация будет храниться, использоваться и быть доступна через облачную среду;

– как будет осуществляться уничтожение копий информации;

– как будет обеспечиваться режим безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу;

– где территориально расположены сервера с информацией, хранящейся в «облаке»;

– как будет осуществляться отслеживание сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока хранения;

– как поставщик облачных услуг организовал систему обеспечения информационной безопасности;

– как поставщик услуг осуществляет контроль доступа к информации.

У построения систем управления документами на основе «облачных» технологии могут быть конкуренты:

– системы электронного документооборота, интегрированные с портальными технологиями. Портал позволяет организовать единое информационно-коммуникативное пространство организации.

– системы электронного документооборота, интегрированные с мобильными рабочими местами. Появление таких систем связано с увеличением популярности планшетов. Часто интерес руководителей к работе с электронным документооборотом преобразует планшет в автоматизированное мобильное рабочее место руководителя организации.

Сегодня на российском рынке СЭД можно отметить следующие продукты «облачных» технологий:

– «ELLF» на платформе Alfresco;

– «Five» на платформе Microsoft SharePoint Server;

– СЭД «Облачный Канцлер» на платформе IBM Notes/Domino;

– «Практика» компании «Системы документооборота»;

– «Битрикс24» компании «1С-Битрикс».

Облачные решения, в том числе и в области электронного документооборота, позволяют не покупать программный продукт в коробке, а арендовать его, осуществлять плату за возможность доступа и использования. Использование такого рода решений удобно и тем, что не привязывает сотрудника организации к компьютеру, работать можно из любой точки, где есть Интернет, т.е. имеется возможности организации удаленного доступа к документационным ресурсам организации и таким образом организовать более оперативное принятие решений и управление организацией.

Одним из примеров «облачной» СЭД является «Битрикс24». К системе можно обратиться с сайта http://www.bitrix24.ru/. На сегодняшний день более 450 тыс. организаций используют эту систему, позволяющую упростить рабочие процессы обсуждения и согласования документов, контроля поручений, работы с клиентами. Приятным бонусом является то, что при подключении до 12 человек пользователей сервис предоставляется бесплатно.

«Битрикс24» предлагает комплект инструментов для организации работы компании:

– управление задачами и проектами помогает руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении;

– управление документами «онлайн» позволяет организовать совместную работу с документами; через внешние онлайн сервисы MS Office Online можно открывать, просматривать и редактировать онлайн любые файлы популярных форматов;

– совместная работа с файлами позволяет организовать удобный обмен файлами, доступ к файлам с мобильного устройства, защиту от случайного удаления;

– планирование встреч и собраний позволяет объединить на одной календарной сетке личные календари сотрудника с календарями рабочих групп и задачами, включить напоминания о предстоящих событиях;

– почтовый сервер для организации предоставляется бесплатно, имеет неограниченный объем места и настроен на уведомления о новых письмах;

– CRM (Customer Relationship Management) - система управления взаимоотношениями с клиентами позволяет вести базу контактов и компаний, с которыми сотрудничает организация, фиксирует события (от звонков, писем до встреч, сделок), происходящих в компании;

– виртуальная АТС позволяет «не привязываться» к рабочему столу с телефонным аппаратом - звонить можно из любой точки, где есть Интернет;

– управление персоналом включает множество важных вопросов от структуры организации до персональных страниц сотрудников;

– корпоративная социальная сеть упрощает рабочие процессы в организации: обсуждения, постановка и контроль задач, управление продажами и другое;

– мобильность - доступность на мобильных телефонах и планшетах.

Для бесплатной регистрации (при числе пользователей до 12 человек) необходимо указать свой e-mail. На указанный адрес будет отправлено письмо с инструкцией следующих действий. После перехода по ссылке из письма, необходимо заполнить форму на сайте.

4. Выводы

Проанализировав информационные технологии, применяемые в системах управления документами, можно говорить, что такие информационные системы на базе «облачных» технологий достаточно интересны для внедрения на предприятиях разной формы собственности и разных размеров, имеют сегодня свою «нишу» распространения и отвечают современным требованиям к эффективности управления предприятиями.

Список литературы

1. Minakov V. F., Ilyina O. P., Lobanov O. S. Concept of the Cloud Information Space of Regional Government // Middle-East Journal of Scientific Research. – 2014. – № 21 (1). – P. 190-196.

2. Барабанова М. И., Воробьев В. П., Минаков В. Ф. Экономико-математическая модель динамики дохода отрасли связи России // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. – 2013. – № 4 (82). – С. 24–28.

3. Информатика: Учебник / Под ред. В.В.Трофимова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд. Юрайт. – 2014. – 921 с. Доступ в электронно-библиотечной системе по IP СПбГЭУ URL: http://ibooks.ru/ reading.php?productid=225005.

4. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник / Под ред. В.В.Трофимова. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд. Юрайт, 2014. – 542 с. Доступ в электронно-библиотечной системе по IP СПбГЭУ URL: http://ibooks.ru/ reading.php?productid=22500.

5. Лобанов О.С., Минаков В.Ф., Артемьев А.В. Облачные технологии в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 67-68.

6. Минаков В. Ф. Аналоговые и дискретные классы показателей инновационных проектов // Информационные технологии в экономике, управлении и образовании: Сборник научных статей / Ч.2. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ. – 2011. – С. 42-48.

7. Минаков В. Ф. Информационные потоки как фактор производства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 11. – С. 32.

8. Минаков В. Ф. Логистика мобильной торговли // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 9 (28). – С. 77-78.

9. Минаков В. Ф. Метод анализа многомерных иерархий // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

10. Минаков В. Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25..

11. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

12. Минаков В. Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

13. Минаков В. Ф. Смарт инновации: понятие, сущность // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

14. Минаков В. Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

15. Минаков В. Ф. Экономическая волнометрика воспроизводства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

16. Минаков В. Ф., Артемьев А. В., Лобанов О. С. Модель динамики технологических инноваций // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 2-1 (21). – С. 110-111.

17. Минаков В. Ф., Артемьев А. В., Макарчук Т. А. Модель Басса в управлении инновационным развитием отрасли связи России // Качество, инновации, образование. – 2013. – № 8 (99). – С. 23-27.

18. Минаков В. Ф., Лобанов О. С. Концепция облачного информационного пространства исполнительных органов государственной власти региона // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2014. – № 3. – С. 181–185.

19. Минаков В.Ф., Корчагин Д.Н., Король А.С., Галстян А.Ш., Азаров И.В. Оптимизация автоматизированных систем межбанковских расчетов // Финансы и кредит. – 2006. – № 20 (224). – С. 17–21.

20. Минаков В.Ф., Корчагин Д.Н., Король А.С., Шевцов М.А., Пустахайлов С.К. Математическое моделирование автоматизированных информационных процессов // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2006. – № 3. – С. 15-19.

21. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Инновационное развитие региональных информационных ресурсов как облачных платформ//Альманах современной науки и образования. Тамбов: Грамота. – 2013. – № 12 (79). – С. 116-117.

22. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Интеграция средств защиты // Научное обозрение. – 2013. № 10. – С. 172-176.

23. Шишин И.О. Корпоративный документооборот. Учебное пособие. – СПб.: изд-во СПбГУЭФ. – 2008.

24. Шишин И.О. Корпоративный документооборот. Учебное пособие. – СПб.: изд-во СПбГЭУ. – 2014.

25. Щербаков В.В., Сапрыкин И.Г. Идеи адаптации теории и методов принятия решений к задачам управления цепями поставок // Проблемы современной экономики. – 2010. – № 4. – С. 215-216.