Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
31.03.2016

Анализ средств автоматизации управления университетом

Суслова Анна Валерьевна
магистрант, кафедра информатики, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, г. Санкт-Петербург, Российская Федерация
Аннотация: Исследуется эффективность программных средств мониторинга деятельности высших учебных заведений. Определена степень соответствия тиражируемых средств автоматизации управления университетами системе мониторинга Министерства образования и науки Российской Федерации. Установлена возможность применения программного обеспечения для управления эффективностью высших учебных заведений.
Ключевые слова: университет, управление, эффективность, программное обеспечение, мониторинг, ресурсы
Электронная версия
Скачать (594.8 Kb)

1. Введение

В современных условиях возрастающей конкуренцией и ужесточения контроля за эффективностью деятельности организаций высшего образования особую роль приобретает повышение эффективности управления на основе оперативной информации автоматизированных систем мониторинга [5, 24]. Для принятия обоснованных и эффективных управленческих решений, очевидно, требуется достоверность информации и ее актуализация в режиме реального времени [3, 16, 22].

Количество рейтингов для оценки учебных заведений по различным параметрам постоянно растет, так же, как и число статистических отчетов, предоставляемых ежегодно. С 2012 года Министерством образования и науки Российской Федерации введена обязательная процедура мониторинга эффективности деятельности высших учебных заведений, а с 2013 года образовательные организации обязаны размещать на сайте полный отчет о самообследовании с перечнем расчетных показателей, что увеличило число как внутренних, так и внешних (для вузов) информационных потоков. Проблема неуправляемости информационных потоков становится более заметной при слиянии двух или более образовательных учреждений, когда из разрозненных источников требуется получить не только достоверные, но и сопоставимые между собой сведения [7], которые будут использованы для принятия управленческих решений руководством объединенного вуза.

2. Цель исследования

Сопоставительный анализ программных средств управления высшими учебными заведения класса ERP.

3. Эффективность ERP решений в системе управления университетом

Проекты в сфере автоматизации должны рассматриваться организациями как инвестиционные стратегические решения, которые следует окупить за счет повышения эффективности управления, а также оптимизации распределения ресурсов [1, 2, 4, 14, 15, 17, 20, 24].

На практике внедрение средств автоматизации подчиняется одной трех стратегий [18, 19]:

  • разработка информационной системы с использованием базовых средств, входящих в состав свободного программного обеспечения (ПО), а также проприетарного ПО. Данный вариант был наиболее характерным для периода формирования рынка информационных систем, когда сегмент образовательного процесса был наименее привлекательным для разработчиков.
  • самостоятельная настройка и доработка готовых открытых или проприетарных решений. Как и в первом случае, подобный выбор приведет к лоскутной автоматизации, когда в вузе будет функционировать несколько различных систем, решающих отдельные группы задач.
  • приобретение АСУ (информационной системы) у стороннего разработчика с услугами аутсорсинга или же дальнейшим сопровождением силами вуза. В данном случае система может быть либо заказной, что является наиболее дорогостоящим вариантом, или же тиражируемой.

На данный момент лоскутная автоматизация процессов управления деятельностью вузов является наиболее распространенной [12, 21]. Во многом это объясняется низким уровнем зрелости управления организаций, в результате чего полная автоматизация не сможет быть доведена до конца ввиду отсутствия описания всех необходимых бизнес-процессов.

Лоскутная автоматизация обладает рядом существенных недостатков:

  • при функционировании нескольких разрозненных систем определенная группа задач может быть охвачена дважды, а часть — вовсе не автоматизирована. Например, при управлении инфраструктурой университета может быть задействована система контроля использования жилищного фонда, находящегося в ведении учебного заведения, а также отдельно учтен аудиторный фонд, но не затронуты площади, занимаемые административными подразделениями университета.
  • в разработке каждой уникальной системы может принимать участие различный штат людей, что требует серьёзных материальных затрат на содержание, а также вызовет затруднение в случае кадровых перестановок, так как автор системы чаще всего не заинтересован в разглашении алгоритмов ее работы.

На данный момент, на рынке систем автоматизации для образовательных учреждений достаточно компаний, предлагающих свои услуги. Также среди вузов есть такие, которые успешно автоматизировали бизнес-процессы управления силами собственных специалистов. Наибольшее развитие получили ERP–системы (Enterprise Resource Planning). Они реализуют процессы планирования ресурсов организации. Их основная цель – реализация управленческого учета, а также планирование ресурсов образовательных учреждений на основе заданных критериев оптимального управления. В качестве разработчиков выступают компании, заслужившие известность и доверие многих предприятий программными продуктами автоматизации бизнеса и его отдельных сфер деятельности (например, бухгалтерии, управления складом, логистики): Галактика, SAP, 1С, Парус и т.д.

На этапе выбора приобретаемого продукта чрезвычайно важно определить все бизнес-процессы, которые должны быть автоматизированы для решения поставленных задач. Также необходимо установить практические аспекты и значимость его использования в текущей деятельности, понять актуальность передачи групп рутинных процессов средствам автоматизации, обеспечить инновационный характер решений [8, 9, 10, 11, 13, 15]. Проект внедрения утверждается руководством вуза и в команду проекта должны войти представители всех подразделений, чья деятельность будет автоматизирована.

Если в стратегию развития вуза заложено успешное прохождение ежегодной процедуры мониторинга эффективности деятельности, то при выборе сфер деятельности для автоматизации стоит ориентироваться в первую очередь на утвержденный перечень целевых показателей формы № 1-Мониторинг. Для оценки эффективности деятельности высших учебных заведений ежегодно утверждается перечень целевых показателей и показателей по направлениям деятельности высшего учебного заведения. По итогам процедуры мониторинга и полученной по учебным заведениям Минобрнауки РФ выполняет расчет основных показателей, а также формирует перечень вузов, нуждающихся в оптимизации своей деятельности. Данный процесс реализуется через программный продукт «1-Мониторинг».

В перечне показателей – основные сферы деятельности вузов. К ним относят: образовательную деятельность, научно-исследовательскую деятельность, международную деятельность, финансово-экономическую деятельность, инфраструктуру, трудоустройство, а также кадровый состав.

Для сравнения были выбраны две наиболее крупные системы: КИС «Галактика Управление вузом» и 1С: Университет.

«1С: Университет» – программный продукт компании 1С, ключевыми пользователями которого являются: приемная комиссия, деканаты, кафедры, учебно-методический отдел, профсоюзный комитет.

Посредством «1С: Университет» решаются задачи:

  • определения организационной структуры вуза;
  • сопровождения работы приемной комиссии;
  • планирования учебного процесса;
  • расчета и распределения нагрузки;
  • управления контингентом;
  • работы с приказами;
  • учета платных услуг.

Важной особенностью «1С: Университет» является возможность формирования одной из основных форм статистической отчетности, входящих в форму № 1-Мониторинг – № ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования». Но при этом система позволяет сформировать только версию отчета для вывода на печать, но не позволит осуществлять загрузку выходного файла – архива базы данных, через личный кабинет вуза. Кроме того, в случае, если вуз имеет сеть филиалов, то сведения по их деятельности останутся вне внимания, так как в программном продукте не предусмотрен импорт данных по обособленным подразделениям. На основании формы № ВПО-1 рассчитываются все показатели из сферы образовательной и международной деятельности, а также имеющие отношение к кадровому составу. Но при этом инфраструктура и научно-исследовательская деятельность в 1С: Университет не затрагиваются.

Модульный принцип решения «Галактика Управление Вузом» позволяет выбрать оптимальную функциональность системы при ее настройке. В зависимости от потребностей вуза определяется этапность ввода в эксплуатацию решения и конфигурация системы.

«Галактика Управление Вузом» решает спектр задач управления, характерных для современных образовательных учреждений, связанных с образовательной, научной и финансово-хозяйственной деятельностью вуза:

  • управления учебным процессом,
  • управления финансами и бюджетирования,
  • управления договорами и логистикой,
  • платного обучения,
  • управления персоналом (в т.ч. штатным расписанием, табельного учета),
  • расчета заработной платы и стипендий,
  • бухгалтерского и налогового учета,
  • управления аудиторным фондом и жилыми помещениями,
  • управления научно-исследовательской деятельностью,
  • управления автотранспортом,
  • управления капитальным строительством и ремонтами,
  • управления материально-техническим обслуживанием.

Решение «Галактика Управление Вузом» может быть интегрировано с системой электронного документооборота и используемыми в вузе информационными системами.

Сопоставительный анализ рассмотренных систем приведен в табл. 1.

Таблица 1. Возможность расчета целевых показателей мониторинга
эффективности деятельности вузов с использованием КИС «Галактика Управление вузом» и 1С: Университет

№ п/п

Ключевые показатели мониторинга эффективности деятельности вузов

Галактика Управление Вузом

1С:Университет

1

Образовательной деятельности

Есть

Есть

2

Научно-исследовательской деятельности

Есть

Нет

3

Международной деятельности

Есть

Есть

4

Финансово-экономической деятельности

Есть

Есть

5

Инфраструктуры

Есть

Нет

6

Трудоустройства

Расчет показателей не осуществляется вузом

Расчет показателей не осуществляется вузом

7

Кадрового состава

Есть

Есть

Результаты табл. 1, позволяют производить выбор системы управления университетом в зависимости от поставленных целей и решаемых задач.

4. Выводы

Таким образом, на современном рынке систем автоматизации для образовательных учреждений представлены продукты, позволяющие в достаточной степени автоматизировать процесс прохождения процедуры мониторинга эффективности деятельности вузов. Но наилучший эффект сможет быть достигнут только при возможности интеграции представленных систем с программным продуктом Минобрнауки РФ для формирования отчета по форме № 1-Мониторинг, что позволит исключить затраты времени сотрудников на перенос данных из одной формы в другую.

Список литературы:

1. Барабанова М.И., Воробьев В.П., Минаков В.Ф. Экономико-математическая модель динамики дохода отрасли связи России // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. – 2013. – № 4 (82). – С. 24–28.

2. Галстян А.Ш., Глушко Д.С., Минаков В.Ф., Шиянова А.А. Повышение эффективности работы предприятий электросвязи на основе различных вариантов вложения средств // Инфокоммуникационные технологии. – 2007. – № 3. – С. 114-119.

3. Лобанов О.С., Минаков В.Ф., Артемьев А.В. Облачные технологии в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 67-68.

4. Минаков В.Ф. Аналоговые и дискретные классы показателей инновационных проектов // Информационные технологии в экономике, управлении и образовании: Сборник научных статей / Ч.2. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ. – 2011. – С. 42-48.

5. Минаков В.Ф. Информационные потоки как фактор производства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 11. – С. 32.

6. Минаков В.Ф. Логистика мобильной торговли // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 9 (28). – С. 77-78.

7. Минаков В.Ф. Метод анализа многомерных иерархий // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

8. Минаков В.Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25.

9. Минаков В.Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

10. Минаков В.Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

11. Минаков В.Ф. Смарт инновации: понятие, сущность // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

12. Минаков В.Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

13. Минаков В.Ф. Экономическая волнометрика воспроизводства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

14. Минаков В.Ф., Артемьев А.В., Лобанов О.С. Модель динамики технологических инноваций // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 2-1 (21). – С. 110-111.

15. Минаков В.Ф., Артемьев А.В., Макарчук Т.А. Модель Басса в управлении инновационным развитием отрасли связи России // Качество, инновации, образование. – 2013. – № 8 (99). – С. 23-27.

16. Минаков В.Ф., Лобанов О.С. Концепция облачного информационного пространства исполнительных органов государственной власти региона // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2014. – № 3. – С. 181–185.

17. Минаков В.Ф., Корчагин Д.Н., Король А.С., Галстян А.Ш., Азаров И.В. Оптимизация автоматизированных систем межбанковских расчетов // Финансы и кредит. – 2006. – № 20 (224). – С. 17–21.

18. Минаков В.Ф., Корчагин Д.Н., Король А.С., Шевцов М.А., Пустахайлов С.К. Математическое моделирование автоматизированных информационных процессов // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2006. – № 3. – С. 15-19.

19. Минаков В.Ф., Малышенко А.В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. - № 36. – С. 12-15.

20. Минакова Т.Е., Минаков В.Ф. Инновационное развитие региональных информационных ресурсов как облачных платформ // Альманах современной науки и образования. Тамбов: Грамота. – 2013. – № 12 (79). – С. 116-117.

21. Минакова Т.Е., Минаков В.Ф. Интеграция средств защиты // Научное обозрение. – 2013. № 10. – С. 172-176.

22. Минаков В.Ф., Лобанов О.С., Остроумов А.А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

23. Суслова А.В. Хранилище данных для мониторинга показателей деятельности вуза // В сборнике: Россия в новых социально-экономических и политических реалиях: проблемы и перспективы развития Материалы IV Международной межвузовской научно-практической конференции студентов магистратуры. Под редакцией: Т. Г. Тумаровой, Н. М. Фомичевой, И.И. Добросердовой. – 2015. – С. 189-192.

24. Minakov V.F., Minakova T.E., Galstyan A.Sh., Shiyanova A.A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – Т. 6. № 36. – С. 307-312.