Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
24.06.2016

Расчет отпусков

Гуменная Наталья Сергеевна
студентка института экономики Московская академия экономики и права г. Москва, Российская Федерация
Аннотация: В статье рассматриваются экономические особенности, оформления отпусков и расчета сумм отпускных. Определяется место которое они занимают в системе социально-трудовых отношений. На конкретных примерах разбираются различные случаи использование отпуска и начисления соответствующих выплат в той или иной ситуации.
Ключевые слова: Законодательство, отпуск, продолжительность отпуска, стаж, отпуск по уходу за ребенком, основной отпуск, дополнительный отпуск
Электронная версия
Скачать (673.6 Kb)

Порядок предоставления отпуска:
Наступило лето – период отпусков. Поэтому бухгалтерам учреждений очень важно правильно оформить отпуск и рассчитать сумму отпускных.
Отпуском следует считать время отдыха в течение определенного количества дней подряд, установленное законодательством и предоставляемое работнику ежегодно, с сохранением за ним места работы и как правило среднего заработка.
В соответствии с ч. 5 ст. 37 Конституции РФ работающему по трудовому договору гарантируется право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Право на отпуск возникает у всех работников независимо от места работы и организационно-правовой формы организации.
Право на отпуск имеют все категории работников: временные, сезонные, совместители, надомники и т. п. Оно не может быть ограничено, отменено или утрачено в период работы. Правом на отпуск не обладают лица, заключившие гражданско-правовые договоры (например, договор подряда, поручения).

Продолжительность отпуска:
Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Отпуск в таком размере полагается работнику за каждый рабочий год (письмо Роструда от 14.06.2012 № 853-6-1).
Отсчет рабочего года начинается с даты поступления сотрудника на работу [2, c.15].
Пример 1:
Сидоров И.П. был принят на работу в учреждение 15 февраля 2015года.
В 2016 году он написал заявление о предоставлении с 1 июня ежегодного оплачиваемого отпуска.
Первый рабочий год, за который работнику полагается первый ежегодный оплачиваемый отпуск — с 15 февраля 2015 года по 14 февраля 2016 года. Второй рабочий год начинается с 15 февраля 2016 года.
Работникам, заключившим срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) и на выполнение сезонных работ (ст. 295 ТК РФ), гарантируется предоставление отпуска в размере двух рабочих дней за каждый месяц работы.

Делим отпуск на части:
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Казалось бы, все просто. На практике же часто возникают споры между работником и работодателем о том, как отпуск должен быть поделен на части.
Например, работодатель требует, чтобы отпуск делился на три части — 2 недели, 1 неделя и 1 неделя. Работника же такое деление не устраивает. Он хочет, например, чтобы ему помимо 2 недель отпуска работодатель предоставлял по два календарных дня отпуска накануне выходных, то есть в четверг и пятницу. Работодатель же настаивает на присоединении к двум дням еще и выходных дней — субботы и воскресенья.
Трудовой кодекс РФ не устанавливает, на сколько частей допускается деление отпуска. В этой связи оставшиеся дни отпуска (помимо 2 недель) могут быть разделены на любое количество частей (два дня, пять дней, восемь дней и т. д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по этому вопросу.
Работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей. По мнению специалистов Роструда, этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
Иными словами, он не может требовать от работника обязательного включения в отпуск выходных дней. И в случае предоставления работнику части отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в отпуск включаться не должны.

Периоды, которые включаются в стаж, дающий право на основной отпуск:
Согласно статье 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемыйотпуск, включаются:

1. время фактической работы;

2. время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

3. время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

4. период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

5. время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В то же время в стаж работы при расчете количества дней отпуска не следует включать:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ; 
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 или 3 лет. Кроме того, не включаются в стаж работы дни отпуска без сохранения заработной платы, которые работник использовал в течение рабочего года, начиная с 15-го дня.

Если какие-либо периоды времени не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска. Об этом говорится в письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.
Пример 2
Используем условия примера 1.
Предположим, что в 2015 году сотрудник несколько раз оформлял отпуск без сохранения заработной платы. Общая продолжительность таких отпусков за свой счет составила 30календарных дней.
В этом случае первый рабочий год закончился на 16 календарных дней позже (30 к. дн. - 14 к. дн.) — 2 марта. С 3 марта начался отсчет нового рабочего года.
При заполнении приказа о предоставлении отпуска по форме «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в строке «Период отпуска» указывается рабочий год, за который предоставляется отпуск, а не календарный.

Отпуск по уходу за ребенком:
В период отпуска по уходу за ребенком женщина получает пособие, которые выплачивается работодателем за счет средств ФСС РФ.
В период отпуска по уходу за ребенком женщина может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. При этом она получает от работодателя и зарплату, и пособие по уходу за ребенком.
Период отпуска по уходу за ребенком, когда женщина работает на условиях неполного рабочего времени, включается в стаж, дающий право на отпуск. Однако уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск такая женщина не может.
Чтобы использовать свой ежегодный оплачиваемый отпуск, женщине сначала нужно завершить отпуск по уходу за ребенком. Следовательно, за период ежегодного оплачиваемого отпуска женщине не будет выплачиваться пособие. После окончания ежегодного оплачиваемого отпуска она может вновь оформить отпуск по уходу за ребенком и работать на условиях неполного рабочего времени.

Периоды, которые включаются в стаж, дающий право на дополнительный отпуск:
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу свредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Иными словами, засчитываются лишь те дни,когда работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства,цеха, профессии или должности (абз. 1 п. 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых даетправо на дополнительный отпуск и сокращенныйрабочий день, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от21.11.1975 № 273/П-20(далее — Инструкция№ 273/П-20); Решения Верховного Суда РФ от06.02.2002 № ГКПИ2002-30, от 15.04.2004№ ГКПИ2004-481).
Дополнительный отпуск должен предоставляться работнику в полном объеме, если в рабочем году он фактически проработал во вредных условиях не менее 11 месяцев (п. 8 Инструкции № 273/П-20). Если работник отработал менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени. Авансом дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях не предоставляется (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).
Расчет количества полных месяцев, которые дают право на дополнительный отпуск, производится следующим образом.
Суммарное количество дней, отработанных сотрудником в году, делится на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней — округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции № 273/П-20).
Пример 3
Используем условия примера 1.
Предположим, что в период с 15 февраля 2015 года по 31 мая 2016 года сотрудник отработал во вредном производстве 300 рабочих дней.
За каждые 11 месяцев ему полагается дополнительный отпуск в размере 24 рабочих дней.
Среднемесячное количество рабочих дней составляет 20,67 р. дн. (248 р. дн. : 12 мес.).
Рассчитаем количество полных месяцев, дающих право на до-полнительный отпуск: 300 р. дн : 20,67 р. дн. = 14,513 мес.
Эту величину округляем до полного месяца — 15 месяцев. Таким образом, работнику полагается дополнительный отпуск в размере 33 рабочих дней, в том числе: 

1. 24 рабочих дня за 11 месяцев;

2. 9 рабочих дней за 4 месяца (24 р. дн. : 11 мес. х 4 мес.). 

Суммирование основного и дополнительного отпуска:
Некоторым категориям работников помимо ежегодного оплачиваемого отпуска полагаются и дополнительные отпуска:

  • за работу с вредными и (или) опасными условиями труда; 
  • за особый характер работы; 
  • за ненормированный рабочий день; 
  • за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и др. 

Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным [3, c 8]. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).
Методика суммирования ежегодных отпусков в календарных днях и отпусков в рабочих днях представлена в письме Минтруда России от01.02.2002 № 625-ВВ.
Порядок действий при этом таков:

1. от даты начала ежегодного основного отпуска необходимо отсчитать определенное количество календарных дней;

2. от даты, следующей за последним днем отпуска, следует отсчитать соответствующее количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на шестидневную рабочую неделю;

3. полученный период нужно перевести в календарные дни.

Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, расчет которого следует производить по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ.
Пример 4
Работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 4 июля 2016 года. При этом ему полагается основной отпуск в размере 28 календарных дней и дополнительный отпуск продолжительностью 36 рабочих дней.
Определим период основного оплачиваемого отпуска — с 4 по 31 июля.
Дополнительный отпуск будет предоставлен в период с 1 августа по 10 сентября 2016 года (36 рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели).
Следовательно, общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — с 4 июля по 10 сентября 2016 года.

Перенос выходного дня:
Если отпуск работника, трудящегося по пятидневной рабочей неделе, заканчивается в пятницу, то он должен выйти на работу в первый рабочий день по графику, то есть в понедельник. Суббота ивоскресенье в этом случае являются выходнымиднями, оплата за которые работнику не полагается. Пункт 4 Разъяснений Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.04.1967 № 4/П-10 уточняет этот и некоторые другие вопросы, связанныес переводом рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций на пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями.
Пример 5
4 апреля 2016 года сотруднику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Окончание отпуска приходится на 1 мая.
Первое мая является нерабочим праздничным днем. 4 и 5 мая — выходные дни.
Согласно постановление Правительства Российской Федерации №1017 «О переносе выходных дней в 2016 году» от 24 сентября 2015 года, подготовленное Министерством труда России в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса выходной день с субботы, 2 января, был перенесен на вторник, 3 мая; с воскресенья, 6 января, — на понедельник, 7 марта.
Следовательно, выйти на работу сотрудник должен в среду, 6 мая. При этом выходные дни 2, 3, мая оплате не подлежат.

Нерабочие праздничные дни:
Нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период отпуска, в продолжительность отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Пример 6
11 апреля 2016 года работнику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
На апрель приходится 20 календарных дней отпуска. 1 и 9 мая — нерабочие праздничные дни, которые в период отпуска не включаются. Следовательно, работник должен выйти на работу во вторник, 8 мая (8 к. дн. + 1 праздничный день).
Работникам, получающим должностной оклад, оплата нерабочих праздничных дней не предусмотрена. Поэтому, если нерабочие праздничные дни приходятся на отпуск работника, получающего оклад, они оплате не подлежат.
При другой системе оплаты труда (например, сдельная или почасовая форма оплаты) работникам за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, выплачивается дополнительное вознаграждение. Его размер и порядок выплаты определяются коллективным или трудовыми договорами, соглашениями, локальным нормативным актом (ч. 3 ст. 112 ТК РФ). Следовательно, нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период отпуска работника-сдельщика (или почасовика), подлежат оплате.

Дни сдачи крови и ее компонентов:
Работник, который сдает кровь и ее компоненты, освобождается от работы в этот день.
Кроме того, после каждого дня сдачи крови работнику предоставляется дополнительный день отдыха, который работник вправе присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в другое время в течение года (ст. 186 ТК РФ).
Если работник сдает кровь в период своего ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель обязан предоставить два других дня отдыха (за день сдачи и день отдыха) [4, c. 9].
Причем в выходные дни за работником будет сохраняться средний заработок (письма Рострудаот 19.03.2012 № 395-6-1 (пункт 10), от 11.04.2012 № ПГ/2181-6-1).
Расчет среднего заработка для оплаты выходных дней рассчитывается путем деления суммы выплат, фактически начисленных работнику за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этот период дней (абз. 5 п. 9 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы,утвержденного постановлением Правительства РФ от24.12.2007 № 922).

Извещение о начале отпуска:
Работодатель обязан известить работника оначале отпуска не позднее чем за 2 недели до егоначала (ст. 123 ТК РФ). Причем сделать это работодателю необходимо под подпись работника. Как это сделать?
По мнению Роструда, работодатель сам определяет формы и способы выполнения требования Трудового кодекса РФ об уведомлении работника.
Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников не позднее чем за две недели до начала отпуска (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Выплата отпускных:
Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать работнику отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. При этом не уточняется, какие дни имеются в виду — рабочие или календарные.
Нет никаких пояснений в отношении определения дней и в статье 14 «Исчисление сроков» ТК РФ.
Специалисты Роструда считают, что в статье 136 ТК РФ речь идет именно о календарных днях (письмо от 22.03.2012 № 428-6-1).
Поскольку выплата должна осуществиться не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, работодатель имеет право выплачивать отпускные и раньше [5, c.3].
Например, в случае, когда работник уходит в отпуск сразу после праздников — 11 января, 9 марта, 4 или 10 мая, 7 ноября 2016 года.
При нарушении сроков выплаты отпускных, установленных статьей 136 ТК РФ, работодатель должен начислить и выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях удержаний, а также об общей денежной сумме, которая подлежит выплате.
По мнению чиновников, выдавать расчетный листок при выплате отпускных работодателю не нужно (п. 3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1; далее — Письмо № 5277-6-1). Расчетный листок работодатель должен выдать при начислении и выплате второй части заработной платы, в том числе работнику, который ушел в отпуск. В расчетном листке будет отражена и сумма отпускных, начисленных и выплаченных работнику.

Список литературы:

1. Письмо Роструда от 11.04.2012 № ПГ/2181-6-1 «О применении трудового законодательства в случае сдачи работником крови и ее компонентов в период ежегодного оплачиваемого отпуска, а также при предоставлении работникам в течение рабочего времени специальных перерывов».

2. Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1 «По вопросам трудового законодательства».

3. Письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1 «О разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части».

4. Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0 «По вопросу предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска».

5. Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930) (в ред. от 29.12.1962).

6. Трудовой кодекс Российской Федерации — Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 29.12.2012).