Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
31.08.2016

Построение проектно-ориентированной модели управления в высшем учебном заведении

Мещерякова Елена Николаевна
аспирант кафедры экономики и управления в сфере услуг Санкт-Петербургский государственный экономический университет г. Санкт-Петербург, Российская Федерация
Аннотация: в статье приводится характеристика проектного управления как инструмента стратегического развития организации. Автором определены цели и принципы построения проектно-ориентированной модели управления в высших учебных заведениях, представлена характеристика основных процессов: управление проектами, мотивацией участников проекта, организационная и технологическая поддержка проектной деятельности.
Ключевые слова: высшее учебное заведение, проектное управление, проектно-ориентированная модель управления, университет, управление вузом
Электронная версия
Скачать (705.3 Kb)

Реформирование системы образования, внедрение новых образовательных стандартов, усиление конкуренции на рынке образовательных услуг определяют необходимость поиска образовательными учреждениями новых подходов и инструментов управления деятельностью. Быстрый темп развития внешней среды требует от организаций, в частности от высших учебных заведений, регулярного мониторинга и оптимизации как основной, так и управленческой и обеспечивающей деятельности.

В 80–90-е годы XX века в качестве основных инструментов стратегического управления применялись процессные инструменты, при этом инструменты проектного управления в основном использовались в операционной деятельности предприятий.

В конце XX века проектное управление стало более широко применяться при запуске на рынок новых продуктов и услуг, для реализации корпоративных изменений и т.п. Таким образом, инструменты проектного подхода стали рассматриваться как основные для стратегического управления, особенно в условиях перехода к инновационной экономике [1, с. 130].

В результате противопоставления данных подходов к управлению организацией стало очевидно, что для эффективной реализации стратегии предприятия необходимо использовать и процессный подход (в качестве основы операционного управления), и проектный (в качестве инструмента развития деятельности организации). В настоящее время проектное управление гармонично входит в систему стратегического управления организацией, успешно сочетаясь с инструментами процессного управления.

К основным причинам применения проектного подхода в деятельности высших учебных заведений можно отнести такие, как:

  • проектное управление является эффективным инструментом для осуществления деятельности по развитию;
  • в постоянно изменяющихся условиях бизнес–среды современные вузы должны обеспечивать достаточный уровень конкурентоспособности, что требует разработки комплекса мероприятий в рамках стратегического развития и осуществления дополнительных действий в кратко- или среднесрочной перспективе (например, в целях улучшения имиджа университета, могут быть организованы: участие в различных конференциях, круглых столах, выставках);
  • в настоящее время структуры управления многих образовательных организаций высшего образования являются довольно крупными, что в совокупности с их линейно-функциональным характером затрудняет процессы принятия и реализации управленческих решений, согласования плана действий. Применение матричной структуры управления, имеющей место при проектном управлении, позволит более эффективно использовать трудовые и временные ресурсы учреждения [3, с. 248].

Обеспечение устойчивого, стратегического развития вуза, достижение запланированных показателей деятельности достигается посредством выполнения основных задач:

1. Анализ текущей деятельности вуза.

2. Формирование стратегии развития, определяющей основные направления совершенствования деятельности, ключевые показатели эффективности и их целевые значения.

3. Внедрение проектного управления вуза в качестве базового компонента реализации стратегически важных задач.

4. Организация информационной и технологической поддержки контроля и мониторинга достижения запланированных показателей деятельности вуза и текущего состояния развития университета.

Основные цели организации проектного управления [2, с. 3]:

  • обеспечение достижения стратегических целей с соблюдением сроков их реализации;
  • повышение эффективности использования материальных, финансовых, человеческих ресурсов;
  • обоснованность, прозрачность и своевременность управленческих решений;
  • повышение внутривузовского взаимодействия.

Основные принципы организации проектного управления:

  • целостность – интегрирование внедряемых решений;
  • простота – использование типизированных решений, позволяющих использовать их без потери эффективности с минимальными затратами;
  • гибкость – адаптация внедряемых решений в минимальные сроки с учетом происходящих организационных, процессных и технологических изменений.

Система управления вузом – это комплекс процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенных для достижения стратегических целей.

По способу достижения целей выделяются:

  • процессно-ориентированная система управления – достижение целей через исполнение стандартизованных процессов. Как правило, используется для реализации несущественных и срочных изменений деятельности;
  • проектно-ориентированная система управления – достижение целей через реализацию проектов. Внедрение проектно-ориентированной системы управления (рисунок 1) предполагает модификацию существующих процессов управления.

В целях эффективного управления и обеспечения выполнения целей вуза при организации проектного управления рекомендуется использовать национальный стандарт РФ ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», национальный стандарт РФ ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов», а также международные стандарты в области управления проектами, Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). 

Рисунок 1 – Модель проектно-ориентированной системы управления

Рисунок 1 – Модель проектно-ориентированной системы управления

Внедрение эффективного проектного предполагает создание единой проектной культуры в вузе, наличие у сотрудников, вовлеченных в проектную деятельность, соответствующих компетенций, а также организацию следующих процессов управления:

1. Управление проектами

Цель управления проектами – обеспечение достижения целей вуза посредством планирования, организации и контроля ресурсов проекта.

Управление проектами осуществляется на основе утверждаемого ректором Положения об управлении проектами, включающего общие сведения и описание реализации этапов управления проектами: инициация, планирование, исполнение, управление изменениями, контроль, завершение.

Основными инструментами управления проектами в вузе являются:

  • паспорт проекта – документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту: наименование, участники проекта, предпосылки, цели и задачи, ожидаемые результаты, критерии успеха, период реализации, ограничения и риски проекта, период реализации и взаимосвязь с другими проектами;
  • дополнительно на стадии инициации проекта утверждаются состав рабочей группы проекта, план контрольных событий;
  • план-график проекта включает в себя блоки мероприятий и связи между ними, контрольные события проекта, ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий;
  • отчет по проекту – сведения о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе их достижения, причинах невыполнения плана, нарушении сроков, рисках проекта и способах их предотвращения или минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, вопросах, требующих решения руководства.

2. Управление мотивацией участников проектов

Цель управления мотивацией участников проектов – улучшение качества реализации проектов за счет повышения эффективности деятельности участников проектов.

Задачи управления мотивацией:

  • формирование мотивации участников проектов на своевременное и качественное выполнение мероприятий проекта, эффективное взаимодействие участвующих в проекте подразделений, формирование высокого уровня дисциплины;
  • обеспечение обратной связи от руководителя вуза о качестве работы участников проектов.

Система управления мотивацией участников проектов формируется в одном из двух вариантов:

  • система проектной мотивации применяется в дополнение к существующей системе мотивации сотрудников вуза;
  • интегрированная система мотивации, использующая единые принципы мотивации сотрудников вуза.

Основные характеристики регламентируются Положением об управлении мотивацией участников проекта, включающего общие положения, цели и принципы управления, алгоритм оценки участников проектов, алгоритм расчета премии участников проектов, порядок оценки участников проекта и расчета премии.

В рамках управления мотивацией участников проектов могут использоваться различные механизмы поощрения.

3. Организационная поддержка проектной деятельности

Цель организационной поддержки проектной деятельности – административное обеспечение функционирования проектного управления посредством создания в рамках организационной структуры вуза проектных ролей, специализированных подразделений и коллегиальных органов.

Основными инструментами организационной поддержки проектного управления являются Проектный комитет и Проектный офис.

Проектный комитет – коллегиальный орган, принимающий решения в части планирования и контроля деятельности на среднесрочный и долгосрочный периоды, осуществляющий контроль реализации проектов и достижения целевых показателей вуза. В состав Проектного комитета входят Председатель (ректор), Заместители председателя (не более двух человек), Ответственный секретарь (участник Проектного офиса) и члены Проектного комитета (проректоры вуза, руководители структурных подразделений, участвующих в проектной деятельности.) Деятельность регламентируется Положением о Проектном комитете.

Проектный офис – структурное подразделение, осуществляющее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, административную поддержку и развитие проектной системы управления. Примерный перечень ролей Проектного офиса представлен на рисунке 2. Руководитель Проектного офиса подчиняется ректору вуза или одному из проректоров, ответственных за организацию проектного управления. Члены Проектного офиса могут быть выделены в специальное подразделение или совмещать данную роль со своей основной должностью. Деятельность регламентируется Положением о проектном офисе.

Рисунок 2 – Роли Проектного офиса

Рисунок 2 – Роли Проектного офиса

Планирование деятельности вуза осуществляется от ректора через Проектный офис и проректоров до конкретных сотрудников; отчетность формируется в обратном порядке. Обеспечение ответственности и полномочий участников проектов осуществляется посредством определения проектных ролей: Директор проекта, Заказчик проекта, Руководитель проекта, Координатор проекта, Администратор проекта, Участники проекта.

4. Технологическая поддержка проектной деятельности

Цель технологической поддержки проектной деятельности – сокращение трудозатрат, минимизация ошибок, повышение скорости реализации процессов проектного управления и процесса мотивации участников проектов путем их автоматизации.

Основной инструмент технологической поддержки проектного управления – информационная система управления проектами (далее – ИСУП).

Проектирование, разработку и внедрение ИСУП рекомендуется осуществлять в соответствии с национальным стандартом ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Требования к ИСУП определяются в рамках технического задания на внедрение ИСУП, разрабатываемого в соответствии с рекомендациями национального стандарта ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

В целях организации сопровождения ИСУП рекомендуется выделение ролей функционального и технического администраторов системы. В обязанности функционального администратора входит функциональное администрирование ИСУП, работа с пользователями. Технический администратор отвечает за бесперебойное функционирование информационной системы и ее техническое обеспечение.

Построение проектно-ориентированной модели управления позволяет не только своевременно реагировать на изменения во внешней среде, но и организовать достаточно эффективную деятельность, обеспечить высокий уровень конкурентоспособности. Применение методологии управления проектами в высших учебных заведениях является в некоторой степени необходимым условием для успешного функционирования в условиях возрастающей нестабильности внешней среды.

Список литературы:

1. Баранская А.Н. Процессный и проектный подходы в стратегическом управлении организациями инновационной экономики // Креативная экономика. — 2010. — № 12 (48). — С. 130-135.

2. Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти // распоряжение Минэкономразвития России от 14.04.2014 № 26Р-АУ.

3. Мещерякова Е.Н. Обоснование применения проектного управления для повышения эффективности деятельности вуза // Россия в новых социально-экономических и политических реалиях: проблемы и перспективы развития. Материалы IV Международной межвузовской научно-практической конференции студентов магистратуры. – Санкт-Петербург. Санкт-Петербургский государственный экономический университет. – 2015. – С. 246-249.