Информационное письмо
Образец оформления статьи
Анкета автора
06.09.2016

Об основных направлениях развития систем электронного документооборота

Путькина Лидия Владимировна
кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и математики, экономический факультет Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия
Аннотация: В данной статье рассматриваются основные направления развития систем электронного документооборота. В статье отмечается, что эффективность работы любого предприятия напрямую зависит от скорости распределения информации между подразделениями и от оперативности обработки документов. В настоящее время существующие в России системы электронного документооборота условно можно разделить на три категории: системы российского производства; российские системы, построенные на западных платформах и западные системы документооборота. Выбор СЭД напрямую зависит от специфики выбранного предприятия, существующей системы документооборота на момент принятия решения о внедрении, а также от поставленной задачи и желаемых результатов.
Ключевые слова: системы электронного документооборота, внедрение, эффективность, предприятие
Электронная версия
Скачать (601.9 Kb)

В настоящее время эффективность работы любого предприятия зависит от скорости распределения информации между подразделениями и от оперативности обработки документов.

Приняв решение о внедрении системы электронного документооборота на предприятии, у руководства автоматически возникают сложности в выборе подходящей платформы. Основные трудности связаны с индивидуальностью каждого предприятия, которая выражается в специфике бизнес-процессов и потоков работ.

В настоящее время рынок СЭД находится на стадии постоянного обновления. Данный сектор рынка подвержен процессам возникновения новых и исчезновения старых программ.

Желание большинства руководителей – безболезненно и максимально быстро решить проблему автоматизации документооборота. Именно поэтому очень часто в организациях этот вопрос решается с помощью «коробочных СЭД».

Данный вид СЭД предназначен для ограниченного и определенного перечня задач. Сегодня она вполне успешно занимает свое место на рынке. В данном случае довольно низкая вероятность, что компании будет достаточно функционала коробочной СЭД. Ее возможности очень ограничены и совершенно не гибки в настройке. Это является существенной проблемой, так как многие компании имеют свою специфику работы, с которой коробочная СЭД справиться не сможет.

В связи с этим, предприятия, решившие автоматизировать документооборот, чаще прибегают к разработке и внедрению собственной системы, которая основана на одной из гибких платформ.

Каждая существующая система документооборота имеет конкретную ориентацию в какой-либо области. Основными направлениями СЭД являются:

- Системы с ориентацией на хранение и поиск информации (электронный архив). Этот вид документооборота ориентирован на эффективный поиск информации, а также на ее хранение. Отличительными чертами некоторых систем являются такие средства как: смысловой поиск, нечеткий поиск и т.д.

- Системы с развитыми средствами workflow. Их основное предназначение – контроль за маршрутизацией документов. Причем на каждом этапе своего движения документ может меняться. С использованием таких систем можно планировать и организовывать работу различной сложности, для которой заранее известны все этапы.

- Системы, которые ориентированы на оказание поддержки в управлении организацией, а также на накопление знаний. Эти системы являются «гибридными» и, как правило, объединяют в себе характеристики двух предыдущих.

- Системы, ориентирующиеся на совместную работу (collaboration). Данные системы, в отличие от предыдущих, исключают понятие «иерархия организации». Их основная задача – обеспечение совместной работы сотрудников на предприятии, даже если они территориально разобщены. Обычно заказчиками таких систем являются быстро развивающиеся коммерческие компании.

- Системы с развитыми дополнительными сервисами. Например, это может быть сервис по управлению проектами, сервис по управлению связями с клиентами, электронная почта и т.д.

На сегодняшний день на рынке России конкурируют более двадцати систем, каждая из которых успешно функционирует. Существующие СЭД условно можно разделить на три категории:

1) Системы российского производства, например:

- 1С: Документооборот

- DocsVision

- IT-Inco

- Optima-WorkFlow

- Гран Док

- ДокМенеджер

- Эффект-Офис ИКК

- RBC Docs

- IIG Intravert

- LanDocs

- VisualDoc

- Дело

- Евфрат Cognitive

Чаще всего пользователями отечественных разработок становятся компании малого и среднего бизнеса. Крупные организации предпочитают обращаться к зарубежным разработкам. Однако в некоторых случаях государственные предприятия крупного масштаба используют в своей деятельности системы российского производства.

2) К российским системам, которые построены на западных платформах, можно отнести:

- Босс-Референт

- Эскадо Интерпроком

- Золушка НТЦ

- CompanyMedia

- OfficeMedia

Практически каждая из этих систем основана на платформе Lotus Domino/Notes. Она является одной из самых популярных платформ для разработки СЭД.

3) Российский рынок западных систем документооборота представлен лишь тремя продуктами:

- DOCS Open/DOCSFusion

- Documentum

- Lotus Domino. Doc

Далее рассмотрим наиболее часто используемые и успевшие себя зарекомендовать СЭД.

1С: Документооборот представляет собой программу, у которой нет отраслевой специфики. Именно поэтому она часто используется как для коммерческих предприятий, таки для бюджетного сектора. Также для данной системы не имеет значения численность пользователей. Она одинаково подходит как для крупных корпораций, так и для небольшого предприятия. Основное предназначение – работа с электронными архивами документов, а также контроль за исполнением работы в масштабе целого предприятия.

Directumявляется системой электронного документооборота, ориентированной на организацию и контроль бизнес процессов крупных предприятий и организаций. В основе системы используется технология workflow, которая отвечает за согласование документов, обработку сложных заказов, подготовку и проведение совещаний, а также других процессов взаимодействия.

Система OptimaWorkflowпозволяет автоматизировать процесс регистрации документов по всем правилам делопроизводства, реализовать механизмы сбора резолюций и аннотирования, а также представляет отчеты об исполнении поручений. Большим преимуществом Optima Workflow является тот факт, что эта система является одной из самых надежных систем хранения электронных документов.

Система «БОСС-Референт» ориентируется на предприятия, в которых руководство стремится оптимизировать деятельность сотрудников и повысить эффективность работы. Основное назначение данной системы – разработка корпоративной системы, которая охватывает деятельность всех работников на рабочих местах.

LanDocsв основном ориентирована на архивное хранение документов и делопроизводство.В отличие от предыдущих рассмотренных систем, не ориентируется на процесс создание документов и поддержку коллективной работы.

Дело обеспечивает комплексное решение, автоматизируя процессы делопроизводства на предприятиях различных сфер деятельности и масштабов. Система может успешно использоваться как в холдинговых и ведомственных структурах, так и в небольших коммерческих компаниях.

DocsVisionданный продукт предназначен для автоматизации корпоративных решений. Позволяет создавать индивидуальные системы для автоматизированного документооборота.

ЕВФРАТ-Документооборот является универсальной системой для хранения, организации, сопровождения и учета всех типов бумажных и электронных документов. Данная система рассчитана для работы как небольшого отдела, так и масштабного предприятия с разветвленной структурой информационных потоков.

Выбор СЭД напрямую зависит от специфики выбранного предприятия, существующей системы документооборота на момент принятия решения о внедрении, а также от поставленной задачи и желаемых результатов.

Список литературы:

1. Minakov V.F., Minakova T.E., Galstyan A.Sh., Shiyanova A.A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 - 36. – Pp. 307-312.

2. Барабанова М.И., Воробьев В.П., Минаков В.Ф. Экономико-математическая модель динамики дохода отрасли связи России // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. – 2013. – № 4 (82). – С. 24–28.

3. Галстян А.Ш., Шиянова А.А., Минаков В.Ф., Минакова Т.Е. Верификация экономико-математической модели инновационного развития связи и инфотелекоммуникаций России // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2015. – № 3 (48). – С. 78-84.

4. Горячева Е.А., Минаков В.Ф., Барабанова М.И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

5. Минаков В. Ф., Макарчук Т. А., Артемьев А. В. Модель Басса в управлении инновационным развитием отрасли связи России // Качество. Инновации. Образование. – 2013. – № 8 (99). – С. 23-27.

6. Минаков В.Ф. Замещающие свойства информации и информационных систем динамики // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 6 (30). – С. 37.

7. Минаков В.Ф. Информационные потоки как фактор производства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 11 (23). – с. 32.

8. Минаков В.Ф. Концепция мультиагентного анализа иерархий // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 3 (27). – С. 30.

9. Минаков В.Ф. Метод анализа многомерных иерархий // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

10. Минаков В.Ф. Модель гетерогенного спроса на телекоммуникационные услуги // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 4 (28). – С. 17.

11. Минаков В.Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

12. Минаков В.Ф. Свойство перманентности инновационной динамики // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 5 (29). – С. 36.

13. Минаков В.Ф. Смарт инновации: понятие, сущность // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

14. Минаков В.Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

15. Минаков В.Ф. Экономическая волнометрика воспроизводства // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

16. Минаков В.Ф., Лобанов О.С., Остроумов А.А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

17. Минаков В.Ф., Малышенко А.В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. – № 36. – С. 12–15.

18. Минаков В.Ф., Минакова Т.Е. Информационное общество и проблемы прикладной информатики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 69-70.

19. Минакова Т.Е., Минаков В.Ф. Энергосбережение – мультипликатор эффективности экономики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2013. – № 11-2 (18). – С. 60-61.

20. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014

23. Путькина Л.В. Концепция процессного подхода в управлении // В мире научных открытий. 2015.№11.7(71). С.2759-2765.

24. Путькина Л.В. Методика оценки уровня инфраструктуры предпринимательской деятельности // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/29/3464/

25. Путькина Л.В. Об опыте применения инвестиционного проекта при создании нового предприятия малого бизнеса // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/24/3125/

26. Путькина Л.В. Об опыте разработки web-представительства для виртуального бизнеса // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/22/2975/

27. Путькина Л.В. Основные тенденции в управлении бизнес-процессами // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 07 (031) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/31/3562/

28. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Электронный научно-практический журнал Nauka-rastudent.ru. – 2016.– No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/25/3173/

29. Путькина Л.В. Особенности применения бизнес-моделей в сфере услуг // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/22/2976/

30. Путькина Л.В. Особенности применения электронного офиса в сфере услуг // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/25/3174/

31. Путькина Л.В. Применение инвестиционного проекта для создания нового предприятия сферы услуг // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 03 (027) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/27/3343/

32. Путькина Л.В. Роль информационных систем и технологий в управлении предприятиями сферы услуг // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/29/3463/

33. Путькина Л.В. Тенденции развития малых инновационных предпринимательских структур // Nauka-rastudent.ru. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/24/3070/

34. Путькина Л.В. Тенденции создания сервисной службы поддержки клиентов // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – No. 02 (026) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/26/3226/

35. Шиянова А.А., Галстян А.Ш., Минаков В.Ф., Минакова Т. Е. Математическое моделирование макроэкономических трендов развития страхового бизнеса // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 4. – С. 436.